RSD Folders en soutien aux applications métier à la CCC VS

 

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Le Client

La Caisse de Compensation du Canton du Valais (CCC VS) est un Etablissement de droit public autonome qui a pour mission de gérer des branches d’assurances sociales au niveau fédéral et cantonal.
Son domaine de compétence couvre, entre autres, le secteur de l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), de l’assurance invalidité (AI), des prestations complémentaires à l’AVS/AI (PC AVS/AI), des allocations familiales dans l’agriculture. Avec plus de 60 ans d’existence, 42’000 affiliés, 45’000 rentiers et plus d’un milliard de francs suisses de prestations versées par année, la CCC VS se positionne comme un acteur majeur tant sur le plan des assurances sociales que sur son impact économique dans le canton du Valais.

Un espace de travail et des processus plus performants

L’augmentation du nombre d’affiliés au cours de ces 10 dernières années s’est traduite par un accroissement important du nombre de données à traiter. Cette situation a nécessité le renforcement des effectifs de plus de 40% et l’augmentation de la surface des locaux. C’est la raison pour laquelle la CCC VS a décidé de se doter d’une solution de gestion électronique de documents lui permettant de répondre à deux objectifs prioritaires :

• Améliorer la qualité des espaces de travail en libérant la place monopolisée par les dossiers et les documents au format papier en les remplaçant par des versions électroniques faisant foi d’originaux.
• Rationaliser les méthodes de travail et les processus pour augmenter la productivité des gestionnaires et la performance de l’organisation.

Parallèlement à la volonté de relever le défi d’instaurer un environnement de travail "sans papier", les aspects de gestion et de suivi des dossiers ont rapidement été identifiés comme éléments centraux à perfectionner. Le Service des Prestations, prioritaire dans le cadre de ce projet, a immédiatement mis en évidence les principaux besoins auxquels la solution devait répondre :

• diminuer les risques de pertes de documents ou d’erreurs de classement
  
• garantir un accès simple et rapide au dossier de l’affilié
• visualiser les documents quels que soient le poste de travail et leur format de création
• organiser et gérer l’ensemble des tâches assignées aux différents gestionnaires.

Consultation centralisée et haute disponibilité de l’information

La notion de dossier d’assuré est l’élément clef du fonctionnement de la Caisse, car il est la matière première indispensable à l’attribution d’une prestation. A ce titre, le même dossier doit pouvoir être traité par différents utilisateurs suivant qu’il s’agisse d’accorder des prestations AVS, AI ou PC AVS/AI. Il est aussi primordial que l’accès au dossier soit simple et immédiat, quelle que soit la situation: répondre aux demandes par téléphone, consulter un élément nécessaire au calcul d’une prestation, compléter ou mettre à jour un dossier, etc. C’est pourquoi, la rapidité d’accès à l’information fut un des éléments moteurs qui décida la CCC VS à choisir la solution développée par RSD.

RSD Folders est une des seules solutions de gestion et d’archivage dont la robustesse, la flexibilité et les fonctionnalités répondaient pleinement aux exigences métier. Comme l’explique M. Loretan, Chef du Service Informatique: "la rapidité d’accès à l’information, quel que soit le volume, et la souplesse d’utilisation ont été les éléments qui ont déterminé notre choix". Les autres critères différenciateurs ont été en particulier: la sécurité d’accès et l’organisation de classement flexible et performant.

Suivi et optimisation des processus

Au cours de la définition du cahier des charges, il est apparu fondamental de garantir un suivi efficace et fiable de la bonne exécution des tâches en suspens et des dossiers en cours de traitement.

Pour ce faire, une redéfinition du traitement du courrier postal dans le flux métier de l’organisation a été nécessaire. Placé en amont de la chaîne, un service de numérisation du courrier "entrant" a été mis en place. Ceci a nécessité la création de processus de capture qui comprennent également l’indexation des documents selon des critères "métier" très précis pour tous les services. En conséquence, le classement de ces documents dans les dossiers appropriés et l’attribution de tâches à des corbeilles assignées aux différents gestionnaires ont pu être entièrement automatisés.

Les gestionnaires accèdent ainsi facilement aux demandes et les traitent par l’intermédiaire de ces corbeilles. De plus, ils disposent d’une trace sur toutes les opérations effectuées et d’une visibilité sur l’avancement des dossiers. Enfin, des alertes peuvent être initialisées automatiquement ou pilotées par les responsables de service pour relancer un gestionnaire, une tâche ou bien créer des processus d’attente de pièces justificatives.

Des interfaces sur mesure, au service des entités métier

Dans un contexte aussi spécifique, le besoin de personnalisation a été très fort. Le module de gestion des tâches et le jeu de commandes (API Java) du logiciel RSD Folders ont permis de développer des espaces de travail sur mesure. Ainsi, cette interface de gestion des différents travaux à réaliser fonctionne comme un point d’entrée unique depuis lequel l’utilisateur pilote toute son activité.

En fonction de la spécificité de chacune de ces tâches, il accèdera, par exemple, au dossier et aux documents de l’affilié, aux listes internes de comptabilité, aux bordereaux de paiement traités par la solution comptable, aux applications "métier" de la Caisse ou encore au logiciel de composition de courrier.

Cette solution offre ainsi une vue complète et instantanée de la relation avec l’affilié, car elle permet à l’utilisateur de consulter aussi bien l’historique, que d’insérer automatiquement de nouveaux documents dans le dossier en cours.

Le bilan : confort, réactivité et productivité améliorés

La mise en place d’un système d’archivage et de restitution de documents, incluant des fonctions de gestion de processus, a transformé considérablement la manière de travailler des utilisateurs. La facilité d’utilisation de la solution et sa flexibilité d’implémentation ont permis aussi bien d’offrir un outil en complète adéquation avec les demandes "métier", que de recueillir l’assentiment et l’enthousiasme tant du côté des gestionnaires que du côté des informaticiens. Comme le confirme M. Loretan : "Il est aisé d’accéder aux demandes des utilisateurs puisque les API RSD Folders sont faciles, rapides et flexibles à intégrer."

Ainsi, les premiers avantages de la solution RSD Folders ont été :

• de meilleures conditions de travail
• une qualité de production plus élevée
• une utilisation optimale des ressources internes
• de nouvelles méthodes de travail

Grâce à un espace de travail plus agréable, des processus standardisés et des pratiques "métier" renforcées, la CCC VS a obtenu un triple succès: celui d’améliorer la productivité de ses collaborateurs, d’accroître sa capacité à faire face à l’augmentation régulière du volume de transactions, et d’élever le niveau de service à ses affiliés.

 

Pour des informations complémentaires, contactez RSD à info@rsd.com

 

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