RSD Folders en soutien aux activités de service à la clientèle de SIG

 

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Aperçu

SIG a choisi RSD Folders pour Windows comme solution d’archivage et de consultation de documents. Un premier projet a été réalisé avec la mise à disposition des factures via Internet pour ses 250’000 clients. RSD Folders fait maintenant partie de l’infrastructure informatique de base de l’entreprise et son déploiement va continuer notamment en soutien des activités de SIG en faveur de sa clientèle.

Des fonctionnalités en adéquation avec les exigences technologiques

SIG recherchait une solution d’archivage souple et robuste pour servir de plate-forme de gestion de documents avec l’objectif initial d’offrir à ses clients l’accès à leurs factures par Internet. La solution devait non seulement gérer un volume croissant de données en ligne mais également remplacer l’archivage sur microfiches. Tout en répondant à ces exigences de base, RSD Folders offrait également une série de fonctionnalités correspondant aux contraintes légales et aux besoins d’évolution du projet:

• la capacité à restituer l’information • indépendamment du système l’ayant produite (les factures sont gérées par SAP R/3, mais les factures générées par l’ancien système doivent rester accessibles);
  • la restitution des documents en copie conforme à l’original, car leur présentation, notamment celle des factures, évolue dans le temps;
  • une interface permettant la consultation via Internet;
  • une interface client comprenant des fonctionnalités d’indexation et de recherche étendues;
  • la conversion à la volée du format d’impression AFP, utilisé pour l’archivage, au format PDF pour la visualisation sur Internet.

De plus, comme l’explique Monsieur Patrick Chevalley, responsable des services de production à SIG, "le mode de travail de RSD Folders se rapprochait plus justement du système de classement qu’il nous fallait que les autres produits pré-sélectionnés. Par ailleurs, l’archivage du format AFP est particulièrement bien intégré en mode natif dans RSD Folders et les taux de compression sur l’AFP et le PDF sont extrêmement intéressants. En AFP notamment, c’est vraiment spectaculaire".

La mise à disposition des factures via Internet

Le nouveau service d’accès aux factures en ligne s’insère dans une "approche client" visant à renforcer le positionnement compétitif de SIG en vue de la libéralisation du marché de l’électricité. Le client accède à ses factures dans RSD Folders par le biais d’une interface Web construite avec les APIs de RSD. Les factures générées par SAP R/3 sont produites directement au format de visualisation, le PDF, alors que celles issues de l’ancien système sont transformées à la volée d’AFP en PDF grâce au convertisseur RSD. Par ailleurs, SIG imprime ses documents destinés à la clientèle sur du papier pré-imprimé. Grâce à la fonctionnalité de RSD Folders permettant de pouvoir archiver le fond de page, le document est reproduit à la visualisation tel qu’il l’est à l’impression.

Environ 20’000 factures sont émises chaque jour, ce qui représente plus de 3 millions de pages archivées par année. RSD Folders contient à ce jour près de 3 ans de données, soit plus de 4.5 millions de factures. "Au niveau de la puissance et de la performance, RSD Folders réagit aussi bien aujourd’hui qu’après le tout premier chargement de quelques documents. On nous l’avait promis, mais nous n’y avons pas cru avant de pouvoir le constater en réel" explique Monsieur Patrick Chevalley.

Le déploiement en interne de l’accès aux factures aux formats natifs AFP et PDF est en cours, et sera assuré par l’interface client-serveur RSD Folders pour PC. Un gain de
productivité considérable en est attendu pour le service client. Alors que le temps d’accès aux documents archivés sur microfiches était de l’ordre de la demi-journée, avec RSD Folders, l’accès aux documents et la réimpression à partir du poste de travail sont instantanés.

RSD Folders: une brique de base en soutien aux projets de CRM

L’organisation de RSD Folders se prête de manière idéale aux activités de gestion de la relation client car elle offre un accès aisé à tous les éléments d’un dossier et d’un document contenu dans ce dossier. La mise à disposition des factures par Internet a permis à RSD Folders de faire ses preuves auprès de SIG qui va mettre à profit sa modularité pour de nouveaux projets. Dans un deuxième temps, il est envisagé d’archiver toute la correspondance avec la clientèle. Les factures ainsi que leur règlement en ligne remplaceront peut-être bientôt entièrement la facture papier. Ce sont autant de développements possibles de projets de CRM construits sur la base de RSD Folders.

Une autre perspective d’envergure sera l’archivage des bases SAP. Depuis sa mise en oeuvre il y a plus de 5 ans, le volume des documents produits par l’ERP n’a cessé d’augmenter. RSD Folders Global Archive pour SAP R/3 permettra d’archiver une partie de la base de données, ne laissant dans SAP que les données actives tout en assurant un accès rapide aux informations archivées dans RSD Folders.

La valeur ajoutée de RSD Folders

L’équipe du service de production a particulièrement apprécié la capacité de RSD Folders à s’appuyer sur le réseau SAN de SIG. De plus, la charge en temps d’administration est minime car l’ensemble des contrôles et processus a été automatisé et le produit peut être administré à distance.
"RSD Folders nous a permis d’installer une véritable infrastructure de base pour la mise à disposition des documents et l’archivage de nos contenus. Cet outil va nous permettre d’unifier notre gestion de documents ainsi que d’offrir une réponse et un service structuré à toutes les demandes qui se présenteront. Cela va certainement ajouter à l’efficacité de notre entreprise, principalement pour nos futurs projets de gestion de la relation client, qui s’intégreront parfaitement avec la brique RSD Folders" conclut Monsieur Chevalley.

 

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