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Doc2Mail

Survol

Doc2Mail™ permet à EOS (Enterprise Output Solution™) de répondre de manière toujours plus pointue aux exigences croissantes de la circulation de l’information en offrant un canal de distribution additionnel. EOS est un système complet de gestion d’états informatiques conçu pour capturer, archiver, visualiser et distribuer des données électroniques de manière efficace à travers l’entreprise. Son nouveau composant fournit un moyen immédiat et automatique pour distribuer un état ou signaler sa disponibilité par courriel. Avec Doc2Mail, l’entreprise a dorénavant la flexibilité de choisir le média de distribution le plus avantageux et le mieux adapté aux demandes des utilisateurs en matière d’accès à l’information: en ligne, sur papier ou maintenant par courrier électronique.

Avantages

• Distribution en mode assisté ou «Push» pour une transmission immédiate de l’information à travers et hors de l’entreprise.
• Accès aisé à l’information pour les utilisateurs internes ou distants via leur messagerie habituelle.
• Flexibilité accrue dans le choix du moyen de distribution le mieux adapté aux besoins des utilisateurs.
• Amélioration du service rendu aux utilisateurs, au coût le plus avantageux.
• Mise à profit des performances et de la fiabilité d’EOS pour optimiser la communication à travers l’entreprise.

Vue étendue

La distribution «Push»

Les utilisateurs n’ont plus besoin d’aller eux-mêmes rechercher l’information qui leur est destinée. Dès qu’un état est capturé dans EOS, un e-mail est transmis à un utilisateur spécifique ou à une liste de distribution. C’est le mode «Push».

Qui a besoin de Doc2Mail?

Cette question n’est pas anodine si l’on considère l’avalanche de courrier arrivant dans la plupart des boîtes aux lettres électroniques. Probablement pas les utilisateurs qui dépendent d’EOS pour recevoir les données essentielles à leurs activités. Cependant, deux catégories peuvent tirer profit de cette fonctionnalité:

• Les usagers occasionnels tout d’abord, qui ne reçoivent des états que de manière irrégulière ou périodique. La distribution en mode «Push» permet de les avertir lorsque l’information qui leur est destinée est disponible.
• En second lieu, les utilisateurs distants, partenaires, affiliés ou collaborateurs itinérants, qui ne disposent pas d’une interface client EOS pour l’accès aux documents. Le courrier électronique servira non seulement à les avertir, mais également à leur transmettre les données de l’état elles-mêmes.

Personnalisation du contenu et de la distribution

Le format et le contenu des courriels sont adaptables à chaque besoin, des options différentes pouvant être utilisées pour chaque liste de distribution, groupe ou utilisateur particulier.
L’utilisateur occasionnel ayant accès à une interface EOS peut recevoir un simple message de notification ou un lien direct vers l’application client. L’utilisateur distant pourra quant à lui recevoir l’état ou une section de l’état en tant que pièce jointe ou dans le corps du message.
Doc2Mail offre par ailleurs les options standard de transmission: «Envoyer à», «Copie à», «Destinataires masqués». Les envois peuvent se faire en priorité normale, haute ou basse.

Tous formats acceptés

Doc2Mail accepte tous les formats standard gérés par EOS: PDF, AFP, ligne et binaire. Les états AFP, par exemple, peuvent être convertis en PDF avant la distribution, par appel automatique à un convertisseur externe. Les états en mode ligne peuvent être mis sous un format utilisable par une application PC (par exemple Microsoft Excel) grâce à la fonctionnalité de transformation d’EOS.

Une administration centrale pour une gestion automatisée

Tous les paramètres de distribution, de gestion des utilisateurs et de sécurité peuvent être définis à travers l’interface d’administration de Doc2Mail ou en mode «batch» par ligne de commande. Les définitions des utilisateurs sont importées du répertoire central de l’entreprise, de la base de données de l’application de messagerie ou via LDAP.
L’interface Doc2mail, écrite en Java, sauvegarde les définitions de configuration en format XML. Une même configuration peut être importée pour plusieurs serveurs Doc2Mail actifs dans un même environnement, ce qui permet d’uniformiser les paramètres dans toute l’entreprise.

Des économies immédiates

L’alternative à l’impression proposée par Doc2Mail élimine entièrement les coûts de papier et les frais de distribution d’états imprimés vers des utilisateurs distants.
La solution permet également des gains de productivité considérables: la mise en oeuvre du mode «Push» optimise la circulation de l’information en mettant celle-ci à la disposition des utilisateurs par l’un des moyens de communication les plus répandus, le courrier électronique.

Une solution modulable

Doc2Mail gère un nombre illimité d’utilisateurs et d’e-mails.
Cette solution est une application Java autonome fonctionnant sur machine virtuelle Java. Elle peut s’articuler avec toute application EOS sur serveur Unix, Windows ou z/OS, la connexion se faisant au moyen d’un protocole client/serveur RSD.
Pour utiliser ce composant, il suffit d’un navigateur Internet et d’un serveur de messagerie acceptant le protocole SMTP.